A cégek nagyrésze alkalmaz általános e-mailcímeket, mint pl: info@, ugyfelszolgalat@, reklamacio@, különböző céllal.
Nagy a szórás a felhasználási területet illetően, hiszen a komoly érdeklő kezelésétől (rendeles@, reklamacio@) egészen a hírlevél vagy levélszemét (info@) szűrésére is használhatjuk ezeket a címeket. Ebből adódik, hogy jellemzően ezek a "közös használatú fiókok", nem egy bizonyos személyhez kötődnek, hanem több felhasználó is látja és hozzáfér az ide érkező levelekhez, ami helytelen használat esetén számos bonyodalmat tud okozni, ilyenek az "azt hittem más már foglalkozott vele" vagy ha éppen egyszerre foglalkozunk ugyanazzal a levéllel.
Mit tehetünk azért, hogy bonyodalmak és felesleges kommunikáció nélkül tudjuk kezelni ezeket a leveleket akár otthonról?
A Microsoft 365 szolgáltatás, rengeteg megoldást kínál a fenti problémára, ezért ahhoz, hogy a lehető legjobb verziót tudjuk választani, legelőször azt kell eldöntenünk, melyik címet mire szeretnénk használni. Szeretnénk vele küldeni is vagy csak fogadni?
Saját fiókunkba szeretnénk, hogy beérkezzen a levél vagy egy közös postafiókba, valamint van-e bármilyen egyéb funkcióra szükségünk esetleg, pl ezeknek a leveleknek a megőrzése, stb. ">Ha a fő szempontot meghatároztuk, onnantól kezdve már könnyedén megtalálhatjuk a megfelelő megoldást, legyen az egy "megosztott postafiók", egy "terjesztési lista" vagy egy "office365" csoport, könnyedén és gyorsan tudjuk majd megoldani az ezekre a címekre érkező leveleket, mert mindenki tudni fogja, van vele dolga vagy sem.
Megosztott postafióknál, az adott fiók, külön fog megjelenni az Outlookban, ebben az esetben érdemes kategóriákat létrehozni és jelölni. Pl: Amikor az adott levelet kategorizáljuk és "elintézendő" címkével megjelöljük, mindenki tudni fogja, hogy már elkezdtünk vele dolgozni, ha pedig megválaszoltuk, egyszerűen pipáljuk és kész is!
Másik lehetőség a terjesztési lista, ami egyirányú kommunikációra szolgál, ezt akkor érdemes használni, ha azt szeretnénk, hogy a résztvevők megkapják az információkat, de nem szeretnénk egyesével felvenni a címzetteket vagy csak egy címet lehet megadni. Terjesztési lista használatakor mindenki a saját fiókjába kapja meg a leveleket, nem kapunk visszajelzést, hogy a címzettek mikor olvasták el a levelet.
Végül pedig, ha nem csak közös levelezésre lenne szükségünk, de szeretnénk együtt dolgozni esetleg szükségünk lenne naptárra is, akkor az Office 365 vagy új nevén Microsoft 365 csoport lesz számunkra a megfelelő, vele együtt pedig a Microsoft Teams alkalmazás, így akár már egyből értekezletet is szervezhetünk a hatékonyabb közös munka érdekében!
