A Microsoft Bookings segítségével egyszerűbbé tehetjük az időpont foglalásokat, legyen akár online vagy személyes találkozóról szó.
A Microsoft 365 keretében elérhető Microsoft Bookings használatával ügyfeleink könnyedén kiválaszthaták a nekik megfelelő időpontot, feleleges e-mail, telefonhívások nélkül. A Bookings szolgáltatásban a találkozók adatait és a foglalási követelményeket előre megadhatjuk, optimalizálva az erőforrásainkat. Ezt követően már nincs más dolgunk, mint összekötni a vállalkozásunk weboldalával, facebook oldalával vagy bármivel, amivel szeretnénk.
A tavalyi év újdonsága, hogy a Microsoft Bookings segítségével már online értekezletre is foglalhatunk időpontot, például egy online oktatásra. Minden egyes, online lefoglalt időponthoz egyedi hivatkozás jön létre, amelyet a rendszer elküld a résztvevőknek, akik így egyszerűen és biztonságosan csatlakozhatnak bármilyen eszközről.
A Microsoft Bookings egyszerre rugalmas és kényelmes mégis számos szabályozási lehetőséget biztosít a hatékonyság érdekében. Ügyfeleink bármikor felkereshetik a foglalási lapot, lefoglalhatják a szükséges időpontot vagy szolgáltatást, melyről nem csak visszaigazolást, de naptár meghívót is kapnak, szükség esetén pedig módosíthatják vagy lemondhatják az időpontokat. A rendszer minden változtatást nyomon követ és még arra is lehetőséget ad, hogy mi magunk végezzük el ügyfelünk nevében a foglalást, ha Ő nem boldogulna vele.
A Microsoft Bookings szolgáltatás használatához nincs más teendőnk, mint Microsoft 365 portálon bejelentkezni és elindítani a Bookings szolgáltatást.
A bejelentkezés után néhány lépésben szükséges megadni a főbb paramétereket, például vállalkozásaink adatait, milyen kollégákat szeretnénk, hogy elérhetőek legyenek, milyen időpontban, illetve mik azok a szolgáltatások amikre jelentkezni lehet, mennyi időt vesznek igénybe, de még árlistát is megadhatunk. A Bookings foglalási naptárát összeköthetjük saját vagy közös céges naptárakkal is, sőt használhatjuk akkor a Microsoft Teamsel összekötve is.
Motiválás, oktatás és szórakoztatás a Microsoft Stream segítsével!
A mindennapok során egy vállalkozás életében sokszor kerülnek előadások vagy különböző anyagok rögzítésre, legyen szó egy évzáró értekezletről, tűzvédelmi oktatásról vagy akár egy közös csapatépítőről, ami kapcsán egyből fel is merül a kérdés:
"Hova tegyük a belső használatú videókat?"
Microsoft 365-ben található Microsoft Stream, ebben nyújt számunkra nagy segítséget, használata ugyanis tökéletes platformot biztosít a különböző céges videók tárolására és megfelelő előfizetéssel még élőeseményeket is szervezhetünk.
Ráadásul a Microsoft Stream új verziójában, a SharePoint és a Microsoft Graph tartalomkezelési funkciói tovább gazdagítják az itt tárolt videók felhasználói élményét.
A Microsoft Stream használatát percek alatt megkezdhetjük bármilyen eszközön, bárhol és bármikor.
A Microsoft Stream szolgáltatásba bejelentkezve a kezdőlapon találjuk a legfelkapottabb céges tartalmakat és láthatjuk kollégáink hozzászólásait, kedveléseit is. A navigációs sáv segítségével feltölthetünk vagy létrehozhatunk saját tartalmakat vagy kereshetünk a már meglévő tartalmak között. A Microsoft Stream tartalmaiban megadhatunk csoportokat, csatornákat vagy akár személyeket is, így még könnyebben tudunk majd navigálni az itt található anyagok között.
Ha pedig ez még nem lenne elég a Stream szolgáltatást könnyedén integrálhatjuk a Microsoft Teamsel, egy meglévő Sharepoint oldalunkkal vagy akár a PowerPoint-tal is.
A Microsoft Stream újdonsága, hogy az itt tárolt videó és hangfájlok a jövőben átkerülnek a SharePoint és OneDrive tárhelyünkre, attól függően, hogy az adott videó egy csoporthoz vagy egyénhez tartozik, éppúgy mint a Microsoft Teams esetében, így az együtt működés még hatékonyabbá válik a Microsoft 365 szolgáltatásain belül!
Rengeteg frissítést kapott 2020 végén a Microsoft Teams, ami a jelenleg is zajló pandémiás helyzetnek is köszönhető.
A legnagyobb változáson egyértelműen kijelenthetjük, hogy az értekezlet funkció ment keresztül.
Nézzük is meg, milyen új funkciók jelentek meg:
1. Becsatlakozás Microsoft Teams értekezletbe
Az eddigiekhez képest, itt nem csak plusz funkciók jelentek meg, hanem a becsatlakozási felület is jelentősen megváltozott. A felület két blokkra lett osztva. A bal oldali blokkban a kamerával kapcsolatos beállítások kerültek elhelyezésre, mint a be és kikapcsolás, melyet a gombra kattintva tudunk állítani, mellette pedig az eddigiekhez hasonlóan be tudjuk állítani a hátteret, ahol a tavaszi frissítésben a "háttér homályosítás" mellé, választhatunk Microsoftos hátteret vagy akár egyedit is, ezáltal van lehetőség egységes céges logós háttérrel becsatlakozni az értekezletekbe.
A jobb oldali blokkba, az új elrendezésben a hang eszközökkel kapcsolatos beállítások kerültek, itt 4 db hangopció közül kell választanunk. Az első és leggyakoribb opció az alapértelmezett mikrofon és hangszóró választása, ez az éppen használatban levő mikrofont és kamerát jelenti, ha nem használunk kiegészítőket, akkor az eszközünkbe épített megoldásokkal fogunk tudni kapcsolódni. Második opció, ha rendelkezünk audiokonferencia licenszel, valamint a Teamsel összekötött telefonrendszerrel, akkor választhatjuk a telefon hangfunkcióit ezeknek hiányában, ez az opció inaktív lesz, ahogy a képen is látszik. Harmadik opció, ha van kialakított konferencia terem az irodában, akkor választhatjuk a bekapcsolódás a helység hangfunkcióinak használatával lehetőséget és végül ha esetleg késünk az értekezletről és nem akarunk zavarni, akkor bekapcsolódás hang nélkül opció választása. A 4 opcióból a leggyakoribb az első és az utolsó, tehát vagy a meglévő eszköz hangfunkcióit használjuk vagy elnémítva csatlakozunk.
2. Értekezlet eszköztár
Azoknak, akik már régebb óta használják a Microsoft Teamst, szintén nagy fejtörést okozhatott, hogy a korábban a képernyő közepén egér mozgatásra megjelenő eszköztár, felköltözött a jobb felső sarokba, cserébe viszont mindig könnyedén elérhető, hiszen nem kell az egeret mozgatni, azért, hogy megjelenjen.
Nézzük is meg milyen lehetőségeink vannak, az új eszköztárban.
Az első ikon, a résztvevők, ez már korábban is létezett, az értekezlet résztvevőit tudjuk itt nyomon követni, újdonság, hogy van lehetőség résztvevők listájának lekérésére. Mellette találjuk a csevegés funkciót, ha szeretnénk például egy linket küldeni, azt itt tudjuk megtenni. A következő ikon, egy kéz, mely a jelentkezést szimbolizálja, így az értekezlet szervezője tudja felszólítani a jelentkezőket, ezzel is csökkentve az értekezlet megzavarását, ami rögzített értekezlet esetén igen hasznos, de akár szavazásra is használhatjuk. Egyel jobbra egy új funkciót találhatunk, ami magyarul kicsit viccesen a melléktermek nevet kapta, a funkció a projekt alapú munkánál vagy oktatások során hasznos lehet, segítségével ugyanis kisebb csoportokra tudjuk osztani a résztvevőket anélkül, hogy megszakítanánk az értekezletet. A ... vagy más néven további műveletek is kapott számos újdonságot, ilyenek például a közösmód, nagy galéria, fókuszálás, teljes képernyő vagy a bejövő videók kikapcsolása, de itt találjuk a korábban már létező felvétel indítást is, aminek tárolásában szintén történt változás, hiszen elköltözött a Microsoft Stream-ből és nem utolsó sorban itt találjuk az értekezlet beállításokat is, ahol meghatározhatjuk az előszobával és hanggalkapcsolatos beállításokat, ha ezt az értekezlet összehívásakor elmulasztottuk. A további ikonok, mint a kamera, hang és tartalom megosztás nem változott.
Az új funkciókat részletes bemutatását a Teams értekezlet funkciók blog cikkünkben elolvashatod.
Az idén 4. születésnapját ünneplő Microsoft Teams értekezlet, számos új funkciót kapott 2020-ban.
Az első nagy változás, hogy a korábban egér mozgatásra megjelenő eszköztár felköltözött a jobb felső sarokba. Nézzük meg, milyen új funkciókat kaptunk a költözés mellé.
Résztvevők:
A résztvevők ikonra kattintva, ahogy korábban is, ellenőrizhetjük kik csatlakoztak az értekezlethez, ha pedig valaki elfelejtette magát lenémítani, szervező vagy előadói szerepkörrel könnyedén megtehetjük, de plusz résztvevőt is itt adhatunk az értekezlethez, ha valaki kimaradt volna. Újdonság, hogy szervezőként a résztvevők fülön, ... -ra kattintva van lehetőségünk a részvételi lista letöltésére illetve alapértelmezetten némíthatjuk a felhasználókat, a nem engedélyezett a résztvevők számára a visszahangosítás opciót választva. Ez kisvállalati licenszeknél , valamint oktatási verziónál hasznos funkció, ha nem akarjuk, hogy a résztvevők beleszóljanak az értekezletbe/oktatásba. Ezenkívül az értekezlet beállításait,mint például az előszobahasználatát itt is megadhatjuk, ha az engedélyek kezelése lehetőségre kattintunk.
Kiemélés / rögzítés
Szintén újdonság, hogy szervező vagy előadói jogosultsággal, van lehetőségünk egyes résztvevők kamera képének kiemelésére /rögzítésére. Kiemelésfunkció használatával saját vagy más személy videóképét tudjuk rögzíteni minden résztvevő számára, attól függetlenül, hogy az adott személy éppen beszél-e vagy sem, mindig látszódni fog. A rögzítés is ezen az elven működik, azonban ott csak a saját magunknak rögzítjük egyes személyek videóképét. Ezek a funkciók prezentálásnál, oktatásnál esetleg vizsgáztatásnál igen hasznosak lehetnek. Be és kikapcsolásukhoz kattintsunk a résztvevőknél a kiemelendő személy neve melletti ...-ra.
Beszélgetés (csevegés)
Az eszköztáron a résztvevőktől jobbra találjuk a beszélgetés gombot. Ez a funkció nem változott, az értekezlethez történő csatlakozást követően, itt tudjuk nyomon követni az üzeneteket, a csatlakozásokat és itt kapunk visszajelzést arról is, ha a felvétel elindul. Vállalati licenszel az értekezlet alatt történő üzenet váltásokat később is visszanézhetjük a Teams csevegéseknél.
Jelentkezés
A csevegés mellett jobbra találjuk a jelentkezésopciót. Ez a funkció tavasszal jelent meg. Működési elve hasonlít az iskolai oktatáshoz, ahol "ha szeretnénk megszólalni, jelentkezünk és felszólít a tanár, nem szólunk bele bármikor az órába". Ez egy nagyobb értekezlet során igen hasznos lehet, hiszen minél többen vagyunk egy értekezleten, annál gyakoribb, hogy egyszerre szólalnánk meg a másikkal. A résztvevőknél ellenőrizhetjük, hogy hányan jelentkeznek, a sorrend pedig úgy alakul ki, hogy legfelül lesz az, aki először jelentkezett.
A felszólalás kérésen kívül, leggyakoribb felhasználási módja a jelentkezésnek a szavazás, egyszerűen tegyünk fel egy eldöntendő kérdést és kérjük meg a résztvevőket, hogy tegye fel a kezét az, aki támogatja. A résztvevők menüpontban ellenőrizhetjük, hogy hányan és kik szavaztak az adott témában. Mivel az értekezleten bejelentkezve veszünk részt, ezért név nélküli szavazásra ez a funkció nem használható!
Melléktermek (Break out rooms)
A melléktermek funkció, 2020 végén jelent meg és segítségével, az adott értekezletet kisebb csoportokra tudjuk bontani. Oktatások alkalmával igen hasznos funkció, amikor azt szeretnénk, hogy egy adott témát kiscsoportokban vitassanak meg a résztvevők. Szervezőként van lehetőségünk több csoportot is létrehozni és "benézni" az egyes csoportok munkájába, majd a munka befejezésével egy kattintással ismételten összevonhatjuk egy nagy értekezletbe a résztvevőket vagy átszervezhetjük a kiscsoportokat. Ez elég új funkció, így a fordítás még nem teljes, ettől nem kell megijedni, javítani fogja a Microsoft.
Ha kíváncsi vagy még több funkcióra, olvasd el a Teams értekezlet funkciók 2. rész cikkünket is!
Az alábbi cikkben nézzük meg, hogyan alakult át a További műveletek funkció 2020-ban, használatukhoz ne felejtsük el engedélyezni a Teams új értekezlet élményét!
A további műveletek vagy ... között olyan funkciókat találunk, mint a nagy méretű galéria, a közös mód, a fókuszálás vagy a bejövő videó kikapcsolása, de az értekezlet rögzítését is innen tudjuk elindítani a felvételkészítés indítása gombra kattintva.
Az értekezlet beállításai lehetőség, már korábban is adott volt a Teamsben. Segítségével eltérhetünk az alapértelmezett beállításoktól az adott értekezleten, például, ha szeretnénk ki vagy bekapcsolni az előszobát vagy lekorlátozni ki tarthat előadást. Az oktatási verziónál mindenképpen érdemes ezt a beállítást ellenőrizni, hiszen ha mindenki tarthat előadást, akkor a diákoknak azonos jogköre lesz a tanárral, ebben az esetben előfordulhat, hogy a lelkes diákok lenémítják a tanárt vagy akár egymást, de hasznos lehet értekezleten is.
A nagy méretű galéria 10 fő alatt inaktív, de egy nagyobb értekezlet esetén szükségünk lehet rá, amennyiben minden résztvevő kameraképét szeretnénk látni. Összesen 49 résztvevő képét tudja jelenleg kezelni a Teams, ami korábbiakhoz képest, igen nagy változás, hiszen kezdetben egyszerre 4, tavaly tavasztól pedig 9 személyt tudtunk egy időben megjeleníteni.
A közös mód funkciót, 5 főtől van lehetőségünk használni. A funkció használatakor, minden olyan résztvevőt, aki megosztja a kamera képét, elhelyezi egy közös térben. Szervező és előadó jogosultsággal többféle háttér közül választhatunk.
A fókuszálás funkciót akkor tudjuk használni, ha tartalmat osztunk meg, például prezentációt. Célja, hogy ilyenkor a bejövő videó(k) képét elrejti a Teams képernyőről, hogy csak a prezentációra tudjunk figyelni. Be és kikapcsolni is, a további műveletek menüpont alatt tudjuk.
Bejövő videó kikapcsolása funkciót választva minden résztvevő kamera képét van lehetőségünk kikapcsolni attól függetlenül, hogy a résztvevők bekapcsolták-e kamerájukat vagy sem. Ha szeretnénk bekapcsolni a bejövő videó kamera képeket, akkor csak azoknak a kameráját fogja bekapcsolni, akik amúgy bekapcsolták a kamerájukat. Éppen ezért helyesebb megfogalmazás lenne, a bejövő videó tiltása és engedélyezése megnevezése.
A további műveletek mellett két ismerős gombot találunk, a kamera és a hang. A gomb megnyomásával tudjuk ki vagy bekapcsolni a kamerát illetve a hangot, vagyis a mikrofonunkat.
A tartalom megosztás nem új funkció, azonban azonban egy érdekességet itt is találunk: a számítógéphang belefoglalása. Ha szeretnénk a gépünk által lejátszott hangot is megosztani az értekezlet résztvevőivel akkor egyszerűen engedélyezzük. Fontos, hogy ilyenkor a rendszer hangokat is hallani fogják, nem csak a videó hangját.
A tartalommegosztásnál találunk még hasznos funkciókat. A home office és online élet hátránya, hogy sokszor jó lenne egy felület, ahol gyorsan felírhatnánk egy-két dolgot. A rajztábla (whiteboard) funkcióval közösen írhatunk a táblára, akár csak az irodában, limitáció, hogy kizárólag cégen belül elérhető, tehát ha külsősök is részt vesznek az értekezletben, ők semmit nem fognak belőle látni, így ebben az esetben érdemes a OneNote jegyzetfüzetet használni.
