4+1 tipp a kibertámadások ellen

Napjainkban egyre többet hallani különböző online elkövetett támadásokról, legyen szó akár egy zsarolóvírusról vagy egy egyszerű adathalászatról. Mégis hajlamosak vagyunk úgy gondolkozni, hogy „kis cég vagyunk, nem minket fognak megtámadni”. Friss statisztikák szerint, ha egy kisvállalkozás támadás áldozatává válik, 60% az esélye, hogy féléven belül csődbe megy.

Mit tehetünk azért, hogy minden adatunk és vállalkozásunk is biztonságban legyen?

1. Számoljunk le a tanúsítvány nélküli szoftverekkel!

Minden olyan informatikai szoftver és szolgáltatás, amit jogosulatlanul használunk, ajtót nyit a támadások előtt. A jól megtervezett és ütemezett informatikai beruházások gyorsan megtérülnek. Éppen ezért érdemesebb megfontolni, megéri-e kiskapukat keresni, ha az pénzt és időt vesz el a vállalkozástól, az alkalmazottaktól, hiszen egy ilyen miatti támadás akár a megélhetésünkbe is kerülhet.

2. Rendszeresen frissítsük eszközeinket!

Az eszközök naprakészen tartása és a frissítések telepítése nemcsak a mindennapi munka elvégzése miatt elengedhetetlen, hanem a biztonság miatt is nagy jelentőséggel bír. A szolgáltatók, gyártók a frissítésekkel sokszor nem új funkciókat biztosítanak a felhasználók számára, hanem egy-egy utólag kiderült biztonsági rés javítását végzik el. Így minél tovább halogatjuk a frissítéseket, eszközeink annál tovább maradnak sérülékenyek a támadással szemben.

3. Használjunk erős jelszavakat és többfaktoros hitelesítést!

A digitalizáció terjedésével egyre több helyen kell megadnunk jelszót, azonban az „123456” már nem elég, sokszor a szolgáltatók már el sem fogadják. Ez egyrészről bosszantó lehet, azonban mégis a mi érdekeinket szolgálja: a könnyen kitalálható vagy az esetleg bonyolult, de a monitorunkon cetlire felírt jelszavak használatával éppúgy teszünk, mintha úgy utaznánk el nyaralni, hogy a lábtörlő alatt hagyjuk a kulcsot vagy nyitva felejtjük az ablakot. Jó hír azonban, hogy a manapság egyre jobban terjedő két- vagy többfaktoros hitelesítéseknek köszönhetően elegendő csak egy jelszót megjegyezni, és a telefonunk vagy okosóránk segítségével könnyedén megerősíthetjük a bejelentkezést. Ezáltal nem lesz többé elfelejtett jelszó, mégis, az adataink és mi magunk is biztonságban maradunk.

4. Folyamatosan oktassuk kollégáinkat!

A világ folyamatosan fejlődik, így a támadások is: egyre nehezebb ezeket kiszűrni, legtöbbször egyszerű megtévesztés áll a támadások hátterében. Ez ellen egy dolgot tehetünk, mégpedig ha megpróbáljuk követni a technikákat és felhívni rá a kollégák figyelmét. Megvásárolhatunk bármilyen drága védelmet, az emberi figyelmetlenséget jelenlegi állás szerint nem tudják kiszűrni, így a megoldás csak az, ha odafigyelünk. Ehhez azonban tudnunk kell, mi az, amire figyelmet kell fordítani még a legnagyobb hajtás közepette is.

+1 Legyen minden biztonsági mentés megfelelően dokumentált, ellenőrzött!

Jobb félni, mint megijedni. Be kell látnunk, hogy az előző négy pont megelőzésnek tökéletes, és ha mindet betartjuk, jelentősen csökkenthetjük az adatvesztés kockázatát, valamint növelhetjük a támadások kivédésének esélyét.

Mi a helyzet akkor, ha nem külső, hanem szándékos belső támadás vagy egy véletlen baleset ér minket? A biztonsági mentés erre is megfelelő és ha már megtörténik a baj, viszonylag fájdalommentesen kezelhető az adott probléma, így a lehető legrövidebb idő alatt minden visszatérhet a normál kerékvágásba. Ehhez persze nélkülözhetetlen, hogy használható és naprakész biztonsági mentéssel rendelkezzünk, amelyről pontosan tudjuk, hogy mit tartalmaz. Tapasztalataink azt mutatják, a „van mentésünk valahol” típusú megoldások, pont olyanok, mintha nem lennének.

Hogyan digitalizájuk a fontos dokumentumokat?

Egy vállalkozás életében rengeteg dokumentum, számla, szerződés keletkezik, amit azonkívül, hogy bizonyos ideig szükséges megőrizni, van, hogy aláírással kell ellátni.

Ez egy idő után igencsak macerássá válik, hiszen ennyi papír alapú dokumentumot tárolni is nehéz, nem, hogy biztonságban tudni, arról nem is beszélve, ha több embernek kell aláírnia pl egy szerződést, majd utólag szeretnénk módosítani rajta, az mennyi plusz macerával jár és erre rájön még a postázási költség is. Ezek az egyszerűnek tűnő folyamatok, a velük való extra munka miatt, rengeteg költséggel és idővel járnak.

A digitalizáció terjedésével a postára járás és az átláthatatlan, hatalmas iratgyűjtő szekrények ideje lejárt, ahogyan a kávé foltos engedélyektől sem kell többé tartani.

A gyors, biztonságos és modern adminisztrációért, ügyfeleink garantáltan hálásak lesznek.

A Microsoft 365 felhőmegoldásaival számos elektronikus dokumentum kezelő szolgáltatás (pl: DocuSign, Adobe eSign) összeköthető, így nem csak a tárolás lesz megoldott, de könnyen és gyorsan szerezhetünk be aláírást pl egy szerződésre, anélkül, hogy felesleges kiadásaink keletkeznének. 

Közös e-mailcímek kezelése

A cégek nagyrésze alkalmaz általános e-mailcímeket, mint pl: info@, ugyfelszolgalat@, reklamacio@, különböző céllal.

Nagy a szórás a felhasználási területet illetően, hiszen a komoly érdeklő kezelésétől (rendeles@, reklamacio@) egészen a hírlevél vagy levélszemét (info@) szűrésére is használhatjuk ezeket a címeket. Ebből adódik, hogy jellemzően ezek a "közös használatú fiókok", nem egy bizonyos személyhez kötődnek, hanem több felhasználó is látja és hozzáfér az ide érkező levelekhez, ami helytelen használat esetén számos bonyodalmat tud okozni, ilyenek az "azt hittem más már foglalkozott vele" vagy ha éppen egyszerre foglalkozunk ugyanazzal a levéllel.

Mit tehetünk azért, hogy bonyodalmak és felesleges kommunikáció nélkül tudjuk kezelni ezeket a leveleket akár otthonról?

A Microsoft 365 szolgáltatás, rengeteg megoldást kínál a fenti problémára, ezért ahhoz, hogy a lehető legjobb verziót tudjuk választani, legelőször azt kell eldöntenünk, melyik címet mire szeretnénk használni. Szeretnénk vele küldeni is vagy csak fogadni?
Saját fiókunkba szeretnénk, hogy beérkezzen a levél vagy egy közös postafiókba, valamint van-e bármilyen egyéb funkcióra szükségünk esetleg, pl ezeknek a leveleknek a megőrzése, stb. ">Ha a fő szempontot meghatároztuk, onnantól kezdve már könnyedén megtalálhatjuk a megfelelő megoldást, legyen az egy "megosztott postafiók", egy "terjesztési lista" vagy egy "office365" csoport, könnyedén és gyorsan tudjuk majd megoldani az ezekre a címekre érkező leveleket, mert mindenki tudni fogja, van vele dolga vagy sem.

Megosztott postafióknál, az adott fiók, külön fog megjelenni az Outlookban, ebben az esetben érdemes kategóriákat létrehozni és jelölni. Pl: Amikor az adott levelet kategorizáljuk és "elintézendő" címkével megjelöljük, mindenki tudni fogja, hogy már elkezdtünk vele dolgozni, ha pedig megválaszoltuk, egyszerűen pipáljuk és kész is!

Másik lehetőség a terjesztési lista, ami egyirányú kommunikációra szolgál, ezt akkor érdemes használni, ha azt szeretnénk, hogy a résztvevők megkapják az információkat, de nem szeretnénk egyesével felvenni a címzetteket vagy csak egy címet lehet megadni. Terjesztési lista használatakor mindenki a saját fiókjába kapja meg a leveleket, nem kapunk visszajelzést, hogy a címzettek mikor olvasták el a levelet.

Végül pedig, ha nem csak közös levelezésre lenne szükségünk, de szeretnénk együtt dolgozni esetleg szükségünk lenne naptárra is, akkor az Office 365 vagy új nevén Microsoft 365 csoport lesz számunkra a megfelelő, vele együtt pedig a Microsoft Teams alkalmazás, így akár már egyből értekezletet is szervezhetünk a hatékonyabb közös munka érdekében!

Microsoft Bookings - Időpont foglalás egyszerűen

A Microsoft Bookings segítségével egyszerűbbé tehetjük az időpont foglalásokat, legyen akár online vagy személyes találkozóról szó.

A Microsoft 365 keretében elérhető Microsoft Bookings használatával ügyfeleink könnyedén kiválaszthaták a nekik megfelelő időpontot, feleleges e-mail, telefonhívások nélkül. A Bookings szolgáltatásban a találkozók adatait és a foglalási követelményeket előre megadhatjuk, optimalizálva az erőforrásainkat. Ezt követően már nincs más dolgunk, mint összekötni a vállalkozásunk weboldalával, facebook oldalával vagy bármivel, amivel szeretnénk.

A tavalyi év újdonsága, hogy a Microsoft Bookings segítségével már online értekezletre is foglalhatunk időpontot, például egy online oktatásra. Minden egyes, online lefoglalt időponthoz egyedi hivatkozás jön létre, amelyet a rendszer elküld a résztvevőknek, akik így egyszerűen és biztonságosan csatlakozhatnak bármilyen eszközről.

bookings

A Microsoft Bookings egyszerre rugalmas és kényelmes mégis számos szabályozási lehetőséget biztosít a hatékonyság érdekében. Ügyfeleink bármikor felkereshetik a foglalási lapot, lefoglalhatják a szükséges időpontot vagy szolgáltatást, melyről nem csak visszaigazolást, de naptár meghívót is kapnak, szükség esetén pedig módosíthatják vagy lemondhatják az időpontokat. A rendszer minden változtatást nyomon követ és még arra is lehetőséget ad, hogy mi magunk végezzük el ügyfelünk nevében a foglalást, ha Ő nem boldogulna vele.

A Microsoft Bookings szolgáltatás használatához nincs más teendőnk, mint Microsoft 365 portálon bejelentkezni és elindítani a Bookings szolgáltatást.

A bejelentkezés után néhány lépésben szükséges megadni a főbb paramétereket, például vállalkozásaink adatait, milyen kollégákat szeretnénk, hogy elérhetőek legyenek, milyen időpontban, illetve mik azok a szolgáltatások amikre jelentkezni lehet, mennyi időt vesznek igénybe, de még árlistát is megadhatunk. A Bookings foglalási naptárát összeköthetjük saját vagy közös céges naptárakkal is, sőt használhatjuk akkor a Microsoft Teamsel összekötve is.

Microsoft Lists - Közös nyilvántartások

A legtöbb vállalkozás adminisztrációs tevékenységei között,a feladatkezelés mellett szerepelnek pl eszköz nyilvántartások is.

Ezek a nyilvántartások a papír alapútól egy komplexebb excel tábláig sokfélék lehetnek, ráadásul előfordul az is, hogy jóváhagyásra is szükség van. A Microsoft 365 online szolgáltatásai között a levelezés és tárhely mellett megtaláljuk a Microsoft Lists szolgáltatást (korábban SharePoint Lista), mely ebben nyújt számunkra segítséget. 

A Microsoft Lists-el, pár kattintás és már kezelhetjük nyilvántartásainkat.

Legegyszerűbben a Teams alkalmazásban tudunk létrehozni egy ilyen nyilvántartást, ehhez nincs más teendőnk, mint, megnyitni a Teamst és kiválasztani az adott csoportot és csatornát, amihez hozzá szeretnénk adni, majd kattintsunk az új lap hozzáadására és válasszuk a Lists alkalmazást. Van lehetőségünk meglévő listát vagy excel fájlt használni mintának, de választhatunk üres listát vagy a Microsoft által készített sablont is. 

Ezután adjunk egy nevet az adott listának és már kész is az új nyilvántartásunk. Az excellel ellentétben ennek a listának a nagy előnye, hogy ha beállítunk egy szűrést, az csak nálunk fog megjelenni, kollégáinkat nem fogjuk zavarni vele. Az eredmény pedig magáért beszél, jól áttekinthető és könnyen kezelhető legyünk akár otthon, az irodában vagy útközben!

 

 

Microsoft Planner – közös feladatok követése

Microsoft 365 felhő megoldása nem csak levelezést és tárhelyet biztosít számunkra.Számos olyan szolgáltatást is tartalmaz, aminek segítségével könnyedén követhetjük a

projektek állapotát vagy a kollégákkal közös feladatokat.

Használatának a legegyszerűbb módja, ha hozzáadjuk a Teamsen belül az adott csoporthoz, így a hét indító meetingen, elegendő csak a Teams alkalmazást megnyitnunk.

planner_teams

Ezután létre is hozhatjuk az elvégzendő feladatokat és azonnal ki is oszthatjuk, ha pedig egy összefoglalást szeretnénk látni, hogy állnak a dolgok, egy kattintással átválthatunk a diagramra nézetre. Könnyedén szűrhetünk, feladatokra, témákra, határidőre, de azt is megnézhetjük, melyik kollégának segítsünk be, ha esetleg túl sok feladata volna.

planner_teams_1

Planner elérhető webes felületen, mobilon és a telepített Teams alkalmazásba integrálva is, így a feladatok nyomon követése többé már nem lesz kihívás, legyünk akár útközben, az irodában vagy otthon.

Microsoft Stream - A vállalati videó portál

Motiválás, oktatás és szórakoztatás a Microsoft Stream segítsével!

A mindennapok során egy vállalkozás életében sokszor kerülnek előadások vagy különböző anyagok rögzítésre, legyen szó egy évzáró értekezletről, tűzvédelmi oktatásról vagy akár egy közös csapatépítőről, ami kapcsán egyből fel is merül a kérdés:

"Hova tegyük a belső használatú videókat?"

Microsoft 365-ben található Microsoft Stream, ebben nyújt számunkra nagy segítséget, használata ugyanis tökéletes platformot biztosít a különböző céges videók tárolására és megfelelő előfizetéssel még élőeseményeket is szervezhetünk.
Ráadásul a Microsoft Stream új verziójában, a SharePoint és a Microsoft Graph tartalomkezelési funkciói tovább gazdagítják az itt tárolt videók felhasználói élményét.

 stream

A Microsoft Stream használatát percek alatt megkezdhetjük bármilyen eszközön, bárhol és bármikor. 

A Microsoft Stream szolgáltatásba bejelentkezve a kezdőlapon találjuk a legfelkapottabb céges tartalmakat és láthatjuk kollégáink hozzászólásait, kedveléseit is. A navigációs sáv segítségével feltölthetünk vagy létrehozhatunk saját tartalmakat vagy kereshetünk a már meglévő tartalmak között. A Microsoft Stream tartalmaiban megadhatunk csoportokat, csatornákat vagy akár személyeket is, így még könnyebben tudunk majd navigálni az itt található anyagok között.

Ha pedig ez még nem lenne elég a Stream szolgáltatást könnyedén integrálhatjuk a Microsoft Teamsel, egy meglévő Sharepoint oldalunkkal vagy akár a PowerPoint-tal is.

 teams_stream

A Microsoft Stream újdonsága, hogy az itt tárolt videó és hangfájlok a jövőben átkerülnek a SharePoint és OneDrive tárhelyünkre, attól függően, hogy az adott videó egy csoporthoz vagy egyénhez tartozik, éppúgy mint a Microsoft Teams esetében, így az együtt működés még hatékonyabbá válik a Microsoft 365 szolgáltatásain belül!

 

Microsoft Teams értekezlet újdonságai

Rengeteg frissítést kapott 2020 végén a Microsoft Teams, ami a jelenleg is zajló pandémiás helyzetnek is köszönhető.

A legnagyobb változáson egyértelműen kijelenthetjük, hogy az értekezlet funkció ment keresztül.

Nézzük is meg, milyen új funkciók jelentek meg:

1. Becsatlakozás Microsoft Teams értekezletbe

Az eddigiekhez képest, itt nem csak plusz funkciók jelentek meg, hanem a becsatlakozási felület is jelentősen megváltozott. A felület két blokkra lett osztva. A bal oldali blokkban a kamerával kapcsolatos beállítások kerültek elhelyezésre, mint a be és kikapcsolás, melyet a gombra kattintva tudunk állítani, mellette pedig az eddigiekhez hasonlóan be tudjuk állítani a hátteret, ahol a tavaszi frissítésben a "háttér homályosítás" mellé, választhatunk Microsoftos hátteret vagy akár egyedit is, ezáltal van lehetőség egységes céges logós háttérrel becsatlakozni az értekezletekbe.

A jobb oldali blokkba, az új elrendezésben a hang eszközökkel kapcsolatos beállítások kerültek, itt 4 db hangopció közül kell választanunk. Az első és leggyakoribb opció az alapértelmezett mikrofon és hangszóró választása, ez az éppen használatban levő mikrofont és kamerát jelenti, ha nem használunk kiegészítőket, akkor az eszközünkbe épített megoldásokkal fogunk tudni kapcsolódni. Második opció, ha rendelkezünk audiokonferencia licenszel, valamint a Teamsel összekötött telefonrendszerrel, akkor választhatjuk a telefon hangfunkcióit ezeknek hiányában, ez az opció inaktív lesz, ahogy a képen is látszik. Harmadik opció, ha van kialakított konferencia terem az irodában, akkor választhatjuk a bekapcsolódás a helység hangfunkcióinak használatával lehetőséget és végül ha esetleg késünk az értekezletről és nem akarunk zavarni, akkor bekapcsolódás hang nélkül opció választása. A 4 opcióból a leggyakoribb az első és az utolsó, tehát vagy a meglévő eszköz hangfunkcióit használjuk vagy elnémítva csatlakozunk.

2. Értekezlet eszköztár

Azoknak, akik már régebb óta használják a Microsoft Teamst, szintén nagy fejtörést okozhatott, hogy a korábban a képernyő közepén egér mozgatásra megjelenő eszköztár, felköltözött a jobb felső sarokba, cserébe viszont mindig könnyedén elérhető, hiszen nem kell az egeret mozgatni, azért, hogy megjelenjen.

Nézzük is meg milyen lehetőségeink vannak, az új eszköztárban.

Az első ikon, a résztvevők, ez már korábban is létezett, az értekezlet résztvevőit tudjuk itt nyomon követni, újdonság, hogy van lehetőség résztvevők listájának lekérésére. Mellette találjuk a csevegés funkciót, ha szeretnénk például egy linket küldeni, azt itt tudjuk megtenni. A következő ikon, egy kéz, mely a jelentkezést szimbolizálja, így az értekezlet szervezője tudja felszólítani a jelentkezőket, ezzel is csökkentve az értekezlet megzavarását, ami rögzített értekezlet esetén igen hasznos, de akár szavazásra is használhatjuk. Egyel jobbra egy új funkciót találhatunk, ami magyarul kicsit viccesen a melléktermek nevet kapta, a funkció a projekt alapú munkánál vagy oktatások során hasznos lehet, segítségével ugyanis kisebb csoportokra tudjuk osztani a résztvevőket anélkül, hogy megszakítanánk az értekezletet. A ... vagy más néven további műveletek is kapott számos újdonságot, ilyenek például a közösmódnagy galéria, fókuszálás, teljes képernyő vagy a bejövő videók kikapcsolása, de itt találjuk a korábban már létező felvétel indítást is, aminek tárolásában szintén történt változás, hiszen elköltözött a Microsoft Stream-ből és nem utolsó sorban itt találjuk az értekezlet beállításokat is, ahol meghatározhatjuk az előszobával és hanggalkapcsolatos beállításokat, ha ezt az értekezlet összehívásakor elmulasztottuk. A további ikonok, mint a kamera, hang és tartalom megosztás nem változott.

Az új funkciókat részletes bemutatását a Teams értekezlet funkciók blog cikkünkben elolvashatod.

Microsoft ToDo - Egyéni feladatok kezelése

Nap, mint nap rengeteg feladatot kell elvégeznünk az irodai feladatoktól a gyerek foci edzésének befizetéséig.

Egy idő után nagyon nehéz követni a ránk zúduló feladatokat, erre ad számunkra megoldást a Microsoft 365 szolgáltatás keretében elérhető ToDo szolgáltatás.

Segítségével néhány lépésben készíthetünk magunknak feladat listákat egyszeri vagy ismétlődő feladatokból.

A szolgáltatás napi tervezőjének köszönhetően személyre szabott javaslatokat kapunk az elvégzendő feladatokról, melyet számos eszközön van módunk követni, mint a laptop vagy valamilyen mobileszköz. Minden feladathoz csatolhatunk ellenőrző listát és határidőt, de akár fájlokat is, ha pedig szeretnénk megosztani az adott feladatot egy másik személlyel, arra is van lehetőség.

A ToDo számos alkalmazással és szolgáltatással összekapcsolható, ilyen a Microsoft Teams vagy az Outlook, ezzel is megkönnyítve a feladataink kezelését. Ehhez nincs más teendőnk, mint letölteni az appot a mobileszközünkre és élvezni, ahogy ToDo szolgáltatás számon tartja feladatokat, határidőket, hogy nekünk csak a megvalósításra kelljen koncentrálnunk. 

 

Miért válassza a Microsoft 365 üzleti megoldásait?

A vállalkozások nagy része már régóta küzd a digitalizációval, hiszen folyamatosan növekedik a távmunka és home office iránti igény a kis-és középvállalkozások életében mind munkáltatói, mind munkavállalói oldalról – igaz más szempontok állnak a középpontban.

Az elsőnél főleg anyagi okok játsszák a főszerepet, hiszen az irodák fenntartása hatalmas költségekkel jár, az utóbbinál pedig a szabad és rugalmas munkavégzés, így az idő a meghatározó tényező. A távmunka másik oldalán ugyanakkor az üzleti adatok, értékek védelme és biztonságban tartásának fontossága áll, ami pontosan mutatja:

a jó megoldás megtalálása tervezést igényel.

Azután elérkezett 2020 tavasza és felborított mindent. A vállalkozásoknak egyik napról a másikra kellett döntést hoznia azzal kapcsolatban: hogyan tovább? A jelenleg piacon levő felhőszolgáltatások felértékelődtek és egyik napról a másikra soha nem látott fejlődésnek indultak, mind a használattal, mind az új funkciók megjelenésével kapcsolatban. Szolgáltatói és felhasználói oldalról is a cél egyszer csak közös lett: megoldani egy eddig még csak a hírekből ismert problémát. A reggeli kávé melletti napindító beszélgetések átkerültek az otthonokba és az online térbe, ahogyan a heti értekezletek is, a személyes találkozások helyét pedig a videóhívások vették át. Óriási szerencse, hogy 2020-ban már minden olyan technológia rendelkezésre áll megfizethető áron, amely a kapcsolatok és közös munka fenntartásához kell.

A Microsoft 365-szolgáltatás segítségével nagyvállalati megoldásokat használhat alacsony költségekkel, a lehető legnagyobb biztonsággal, legyen szó akár 5, 150 vagy 300 fős vállalkozásról. A Microsoft 365-szolgáltatás biztosít minden olyan funkciót, ami nélkülözhetetlen egy vállalkozás életében, ilyen a bőséges tárhely (a közös fájlok számára), a kommunikáció, akár cégen belül (chat) vagy cégen kívül (levelezés) vagy egyszerűen az Office-csomag – így már csak az elhatározásra van szükség.

A jól működő, digitális és home office idején is hatékony irodai munka kialakítása során mindig cégspecifikusan, a csapat igényeinek megfelelő funkciókat mutatjuk be. Forduljon hozzánk bizalommal!

OneDrive for Business – Egyéni fájlok tárolása a felhőben

Microsoft 365 szolgáltatás keretében, minden licenszel rendelkező felhasználónak 1 TB felhő alapú tárhely jár, amit összeköthetünk számos eszközzel, legyen szó laptopról, vagy mobil eszközről, a főbb operációs rendszereket támogatja a szolgáltatás.

Dokumentumoktól kezdve videókig mindenféle fájlt tárolhatunk itt, hiszen elegendő tárhely áll rendelkezésünkre. Nincs több otthon felejtett vagy elveszett pendrive. Mobileszköz esetében választhatunk automatikus média feltöltést a képeink és videóink számára, laptopon pedig fontos helyi mappáinkat (képek, dokumentumok és asztal) tarthatjuk biztonságban a felhő segítségével.

Az itt tárolt fájlokat könnyedén megoszthatjuk szerkeszthetjük bárhonnan, bármilyen eszközön, a céges környezet biztonságában.

A megosztást követően, hatékonyan dolgozhatunk együtt másokkal, akár egyidőben is, úgy, hogy a fájl továbbra is céges környezetben, mindig az irányításunk alatt marad. A verzió követésnek köszönhetően látni fogjuk, hogy ki és mit módosított az adott fájlban. Egy kattintással összehasonlíthatunk pl: word dokumentum különbségeit és ha szükséges visszaállíthatjuk egy korábbi állapotra. Ha pedig véget ért a közös munka, néhány lépés és már meg is szüntethetjük a megosztást, nem számít, hogy cégen belül vagy kívüli személy, a későbbiekben illetéktelen nem fér már hozzá.

Szabadságigénylés egyszerűen, digitálisan

Sok cég számára ismerős a helyzet, amikor a munkatársak különböző felületeken vezetik a szabadságigényüket. Ezek az adminisztrációs formák – füzet, Excel-tábla – elsőre jónak tűnnek, de idővel csak plusz feladatot jelentenek, amikor hónap végén összesíteni kellene a kivett szabadságnapokat. Ráadásul az interaktivitás, a kollaboráció sem megoldott.

Vajon létezik egyszerűbb és jól átlátható megoldás egy ilyen általános problémára?

Jó hír, hogy a Microsoft 365-szolgáltatás tartalmazza a választ. A SharePoint segítségével egységes felületet tudunk létrehozni, ahol a munkavállalók egyszerűen és átlátható módon követhetik az egyes teendőket, folyamatokat – például leadhatják szabadságigényüket. Az igény benyújtása után a felettes (vagy az előre meghatározott személy) kap egy értesítést a kérésről, a kérelmező pedig értesítést kap felettese döntéséről, legyen az elutasítás vagy jóváhagyás. Sőt, utóbbi esetben még naptárbejegyzés is készülhet.

Az adott bejegyzésekkel kapcsolatos információk teljes mértékben szűrhetők az egyes elemekre, mint például személyek, dátumok, típusok és minden egyéb rögzített adat.

A Microsoft 365 számos eszközzel segíti az egyes feladatok egyszerűsítését, automatizálását.

Minden cég életében más és más folyamat tölt be nélkülözhetetlen szerepet – nekünk pedig küldetésünk, hogy cégre szabottan segítsük a vállalkozásokat a számukra legjobb megoldás kialakításában. A Microsoft 365-ben található SharePoint és PowerAutomate segítségével az egyes folyamatok automatizálása többé nem akadály – legyen szó szabadságengedélyezésről, egy dokumentum jóváhagyásáról vagy bármilyen lassú és jelenleg papír alapon történő adminisztrációról.

 

Teams értekezlet funkciók 1. rész

Az idén 4. születésnapját ünneplő Microsoft Teams értekezlet, számos új funkciót kapott 2020-ban.

Az első nagy változás, hogy a korábban egér mozgatásra megjelenő eszköztár felköltözött a jobb felső sarokba. Nézzük meg, milyen új funkciókat kaptunk a költözés mellé.

Résztvevők:

résztvevők ikonra kattintva, ahogy korábban is, ellenőrizhetjük kik csatlakoztak az értekezlethez, ha pedig valaki elfelejtette magát lenémítani, szervező vagy előadói szerepkörrel könnyedén megtehetjük, de plusz résztvevőt is itt adhatunk az értekezlethez, ha valaki kimaradt volna. Újdonság, hogy szervezőként a résztvevők fülön, ... -ra kattintva van lehetőségünk a részvételi lista letöltésére illetve alapértelmezetten némíthatjuk a felhasználókat, a nem engedélyezett a résztvevők számára a visszahangosítás opciót választva. Ez kisvállalati licenszeknél , valamint oktatási verziónál hasznos funkció, ha nem akarjuk, hogy a résztvevők beleszóljanak az értekezletbe/oktatásba. Ezenkívül az értekezlet beállításait,mint például az előszobahasználatát itt is megadhatjuk, ha az engedélyek kezelése lehetőségre kattintunk.

Kiemélés / rögzítés

Szintén újdonság, hogy szervező vagy előadói jogosultsággal, van lehetőségünk egyes résztvevők kamera képének kiemelésére /rögzítéséreKiemelésfunkció használatával saját vagy más személy videóképét tudjuk rögzíteni minden résztvevő számára, attól függetlenül, hogy az adott személy éppen beszél-e vagy sem, mindig látszódni fog. A rögzítés is ezen az elven működik, azonban ott csak a saját magunknak rögzítjük egyes személyek videóképét. Ezek a funkciók prezentálásnál, oktatásnál esetleg vizsgáztatásnál igen hasznosak lehetnek. Be és kikapcsolásukhoz kattintsunk a résztvevőknél a kiemelendő személy neve melletti ...-ra.

Beszélgetés (csevegés)

Az eszköztáron a résztvevőktől jobbra találjuk a beszélgetés gombot. Ez a funkció nem változott, az értekezlethez történő csatlakozást követően, itt tudjuk nyomon követni az üzeneteket, a csatlakozásokat és itt kapunk visszajelzést arról is, ha a felvétel elindul. Vállalati licenszel az értekezlet alatt történő üzenet váltásokat később is visszanézhetjük a Teams csevegéseknél.

Jelentkezés

A csevegés mellett jobbra találjuk a jelentkezésopciót. Ez a funkció tavasszal jelent meg. Működési elve hasonlít az iskolai oktatáshoz, ahol "ha szeretnénk megszólalni, jelentkezünk és felszólít a tanár, nem szólunk bele bármikor az órába". Ez egy nagyobb értekezlet során igen hasznos lehet, hiszen minél többen vagyunk egy értekezleten, annál gyakoribb, hogy egyszerre szólalnánk meg a másikkal. A résztvevőknél ellenőrizhetjük, hogy hányan jelentkeznek, a sorrend pedig úgy alakul ki, hogy legfelül lesz az, aki először jelentkezett.

A felszólalás kérésen kívül, leggyakoribb felhasználási módja a jelentkezésnek a szavazás, egyszerűen tegyünk fel egy eldöntendő kérdést és kérjük meg a résztvevőket, hogy tegye fel a kezét az, aki támogatja. A résztvevők menüpontban ellenőrizhetjük, hogy hányan és kik szavaztak az adott témában. Mivel az értekezleten bejelentkezve veszünk részt, ezért név nélküli szavazásra ez a funkció nem használható!

Melléktermek (Break out rooms)

melléktermek funkció, 2020 végén jelent meg és segítségével, az adott értekezletet kisebb csoportokra tudjuk bontani. Oktatások alkalmával igen hasznos funkció, amikor azt szeretnénk, hogy egy adott témát kiscsoportokban vitassanak meg a résztvevők. Szervezőként van lehetőségünk több csoportot is létrehozni és "benézni" az egyes csoportok munkájába, majd a munka befejezésével egy kattintással ismételten összevonhatjuk egy nagy értekezletbe a résztvevőket vagy átszervezhetjük a kiscsoportokat. Ez elég új funkció, így a fordítás még nem teljes, ettől nem kell megijedni, javítani fogja a Microsoft.

Ha kíváncsi vagy még több funkcióra, olvasd el a Teams értekezlet funkciók 2. rész cikkünket is! 

Teams értekezlet funkciók 2. rész

Az alábbi cikkben nézzük meg, hogyan alakult át a További műveletek funkció 2020-ban, használatukhoz ne felejtsük el engedélyezni a Teams új értekezlet élményét!

további műveletek vagy ... között olyan funkciókat találunk, mint a nagy méretű galéria, a közös mód, a fókuszálás vagy a bejövő videó kikapcsolása, de az értekezlet rögzítését is innen tudjuk elindítani a felvételkészítés indítása gombra kattintva.

Az értekezlet beállításai lehetőség, már korábban is adott volt a Teamsben. Segítségével eltérhetünk az alapértelmezett beállításoktól az adott értekezleten, például, ha szeretnénk ki vagy bekapcsolni az előszobát vagy lekorlátozni ki tarthat előadást. Az oktatási verziónál mindenképpen érdemes ezt a beállítást ellenőrizni, hiszen ha mindenki tarthat előadást, akkor a diákoknak azonos jogköre lesz a tanárral, ebben az esetben előfordulhat, hogy a lelkes diákok lenémítják a tanárt vagy akár egymást, de hasznos lehet értekezleten is.

nagy méretű galéria 10 fő alatt inaktív, de egy nagyobb értekezlet esetén szükségünk lehet rá, amennyiben minden résztvevő kameraképét szeretnénk látni. Összesen 49 résztvevő képét tudja jelenleg kezelni a Teams, ami korábbiakhoz képest, igen nagy változás, hiszen kezdetben egyszerre 4, tavaly tavasztól pedig 9 személyt tudtunk egy időben megjeleníteni.

közös mód funkciót, 5 főtől van lehetőségünk használni. A funkció használatakor, minden olyan résztvevőt, aki megosztja a kamera képét, elhelyezi egy közös térben. Szervező és előadó jogosultsággal többféle háttér közül választhatunk.

fókuszálás funkciót akkor tudjuk használni, ha tartalmat osztunk meg, például prezentációt. Célja, hogy ilyenkor a bejövő videó(k) képét elrejti a Teams képernyőről, hogy csak a prezentációra tudjunk figyelni. Be és kikapcsolni is, a további műveletek menüpont alatt tudjuk.

Bejövő videó kikapcsolása funkciót választva minden résztvevő kamera képét van lehetőségünk kikapcsolni attól függetlenül, hogy a résztvevők bekapcsolták-e kamerájukat vagy sem. Ha szeretnénk bekapcsolni a bejövő videó kamera képeket, akkor csak azoknak a kameráját fogja bekapcsolni, akik amúgy bekapcsolták a kamerájukat. Éppen ezért helyesebb megfogalmazás lenne, a bejövő videó tiltása és engedélyezése megnevezése.

A további műveletek mellett két ismerős gombot találunk, a kamera és a hang. A gomb megnyomásával tudjuk ki vagy bekapcsolni a kamerát illetve a hangot, vagyis a mikrofonunkat. 

tartalom megosztás nem új funkció, azonban azonban egy érdekességet itt is találunk: a számítógéphang belefoglalása. Ha szeretnénk a gépünk által lejátszott hangot is megosztani az értekezlet résztvevőivel akkor egyszerűen engedélyezzük. Fontos, hogy ilyenkor a rendszer hangokat is hallani fogják, nem csak a videó hangját.

A tartalommegosztásnál találunk még hasznos funkciókat. A home office és online élet hátránya, hogy sokszor jó lenne egy felület, ahol gyorsan felírhatnánk egy-két dolgot. A rajztábla (whiteboard) funkcióval közösen írhatunk a táblára, akár csak az irodában, limitáció, hogy kizárólag cégen belül elérhető, tehát ha külsősök is részt vesznek az értekezletben, ők semmit nem fognak belőle látni, így ebben az esetben érdemes a OneNote jegyzetfüzetet használni.

Achron Informatika Kft.
  • cím
    1119 Budapest, Fehérvári út 43.
  • telefon
    (+36 1) 401-0452, 401-0454
  • email
    Ez az e-mail-cím a szpemrobotok elleni védelem alatt áll. Megtekintéséhez engedélyeznie kell a JavaScript használatát.
Microsoft Partner
Achron – Microsoft Partner

Achron Informatika Kft.

  • cím
    1119 Budapest, Fehérvári út 43.
  • telefon
    (+36 1) 401-0452, 401-0454
  • email
    Ez az e-mail-cím a szpemrobotok elleni védelem alatt áll. Megtekintéséhez engedélyeznie kell a JavaScript használatát.

Kérdése van? Szakmai tanácsot szeretne?

Kollégánk rövidesen megkeresi egyeztetés céljából.
Cégnév*
Telefonszám*
Kérjük, hogy válassza ki, miben segíthetünk!
Megjegyzés
Elfogadom az adatkezelési tájékoztatóban foglaltakat.

Kapcsolat

Achron | Sütihasználati tájékoztató

A honlappal kapcsolatos felhasználói élmény fokozásának érdekében, az adatkezelési tájékoztatóban foglaltak alapján, honlapunkon sütiket alkalmazunk.